La Fatturazione Elettronica ha permesso di attuare dei sensibili cambiamenti organizzativi significativi. Infatti, prima dell'introduzione della FE, l'Amministrazione era attestata su uno scambio di informazioni tra strutture non formalmente codificato ma lasciato alla consuetudine e alla prassi che nel corso degli anni si è via via consolidata.
Le criticità di questo approccio erano connesse soprattutto alla tracciabilità del documento contabile che, una volta registrato in ingresso, diveniva di fatti difficile da rintracciare nel lungo percorso di destinazione tra i diversi uffici interessati.
Tale modalità comportava dei tempi complessi del trattamento dell'informazione (si conosceva la data di ingresso ma si perdeva contezza dei passaggi intermedi e dei loro tempi di lavorazione fino a giungere all'atto amministrativo e al conseguente pagamento).
Altro tema sensibile nella gestione fin qui descritta è il trattamento del documento originale che durante tutto il processo di lavorazione/archiviazione, seppur digitalizzato in parte, poteva essere di difficile reperimento una volta concluso l'iter amministrativo.
Grazie all'introduzione della FE l'asset organizzativo, inteso come responsabilità funzionali nel trattamento dell'informazione finalizzato alla redazione degli opportuni atti amministrativi, non ha subito variazioni.
La scelta dell'Amministrazione è stata quella di impattare il meno possibile sull'organizzazione e sulle competenze negli anni acquisite dal personale dipendente cercando di introdurre un modello tecnologico e funzionale tale da agevolare la routine di lavorazione delle fatture introducendo elementi che ne facilitassero il trattamento.
L'innovazione introdotta riguarda quindi l'automazione di tutto il processo dalla Ricezione, al Trattamento per concludersi con l'Archiviazione/Conservazione Sostitutiva a norma. Tale processo organizzativo/funzionale è stato possibile, grazie all'adozione di strumenti quali PEC, PdD, WebService e Architetture SOA, Marcatura Temporale e Archiviazione sostitutiva.
La completa digitalizzazione e dematerializzazione delle procedure e l'integrazione tra i diversi sistemi informativi interessati ha permesso di ottenere una sensibile efficienza amministrativa ed organizzativa che si è tradotta in un notevole risparmio dei tempi necessari all'avvio della liquidazione della fattura grazie all'automazione di tutte le fasi manuali dei molteplici attori coinvolti nell'intero ciclo di lavorazione.
Infine, ma non per ultimo, la possibilità dell'impresa/professionista di conoscere e consultare lo stato del documento contabile all'interno dell'Ente con la possibilità di consultare, in qualsiasi momento, sia la fattura inviata che tutti i documenti amministrativi connessi.
L'adozione di questo nuovo modello ha reso necessaria la predisposizione di opportune azioni informative e formative che hanno
e stanno tutt'ora interessando il personale dipendente dell'Amministrazione.
Le azioni informative hanno interessato, tramite una comunicazione massiva, sia il personale dipendente che i fornitori
dell'Amministrazione stessa. In particolare sono state intraprese le seguenti azioni:
Molto più di impatto è stata l'organizzazione delle sessioni formative al personale dipendente. I temi della formazione spaziano dalla mera informazione sulla FE fino ad arrivare all'addestramento del personale sull'utilizzo delle nuove informazioni, acquisite in automatico tramite il sistema informativo predisposto, integrate nei sistemi di backoffice che gestiscono la Contabilità Finanaziaria e i Procedimenti amministrativi. I moduli formativi organizzati sono: